DESMATERIALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS COM SEGURANÇA GARANTIDA
As soluções de Gestão Documental disponibilizam, de forma simples, a informação útil e relevante que consta no papel da sua empresa. Permitem uma gestão de processos mais eficiente, com garantia de rapidez e segurança na circulação e no acesso à informação.

A profissionaliza os processos de Gestão Documental, através da digitalização, utilização de workflow e arquivo físico e digital, podendo a sua empresa implementar um ou mais destes serviços de forma integrada e adaptada às suas necessidades.

PORQUÊ A HOXAMA

• Redução de custos.
• Disponibilização de sistemas de informação seguros e infraestruturas de digitalização avançadas e atualizadas, sem necessidade de investimento da sua empresa.
• Garantia de confidencialidade e segurança da sua informação.
• Acesso à informação digital de forma rápida, permanente e em qualquer lugar.
•  Fácil integração da informação com os sistemas da sua empresa.
• Garantia de um serviço otimizado, flexível e com elevado grau de automatização, maximizando a produtividade da sua empresa.

DIGITALIZAÇÃO

O processo de digitalização inclui a receção, triagem, digitalização e recolha de dados relevantes dos documentos (indexação). As imagens digitalizadas e respetivos dados poderão ser integrados no seu ERP (Enterprise Resources Planning) ou ficam disponíveis em formato adaptado à arquitetura de sistemas e às necessidades da sua empresa.

Vantagens

• Desmaterialização dos documentos simplifica e acelera a consulta por vários utilizadores, evitando o extravio
• Disponibilização de uma base de dados digital com imagens dos documentos
• Integração de dados diretamente no ERP

ARQUIVO DIGITAL

Após a digitalização, a HOXAMA efetua o armazenamento de imagens num repositório único, permitindo a consulta de documentos online através de portal.

Vantagens

• Consulta de imagens online de forma rápida, organizada, eficiente e segura (acesso restrito a utilizadores identificados)
• Redução de custos associados aos pedidos de consulta
• Armazenamento seguro e confidencial
• Acesso aos documentos digitais em qualquer lugar e a qualquer hora, através de diferentes dispositivos
• Informação disponível numa única fonte de pesquisa

WORKFLOW

A informação digitalizada pode integrar um fluxo de circulação que inclui o encaminhamento e a aprovação através de workflow. Este serviço da solução de Gestão Documental da HOXAMA contribui para a automatização, eficiência e uniformização dos processos documentais da sua empresa.

Vantagens

• Simplifica e uniformiza os processos através de fluxos de encaminhamento e aprovação
• Classifica os documentos com controlo de versões
• Melhora o processo de verificação e aprovação de documentos
• Evita a dispersão e extravio de documentos
• Permite o controlo digital do fluxo de documentos

ARQUIVO FÍSICO

A HOXAMA garante a custódia e gestão do arquivo físico da sua empresa, incluindo o serviço de recolha de documentação, consulta de documentos originais e eliminação segura de arquivo, de acordo com as normas legais e com os requisitos da sua empresa.

Vantagens

• Permite a libertação do espaço utilizado para arquivo físico de documentos
• Gestão centralizada do arquivo
• Assegura as condições adequadas para a conservação de documentos
• Acesso aos documentos físicos sempre que necessário.